BAB 6
Model Sistem Umum Perusahaan
Model Sistem Umum Perusahaan
Pendahuluan
Manajer
menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar
fisik, naratif, grafik dan matematika. Semuanya membantu pemahaman maupun
komunikasi, dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa
depan.
Pengertian
model
Model
adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili dari
sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajer
menggunakan model untuk mewakili perusahaan yang akan dipecahkan. Objek atau
aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.
Jenis-jenis
model
Ada
empat jenis model dasar:
1. Model fisik
2. Model naratif
3. Moderl grafik
4. Model matematika
Model
fisik, model
fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang
digunakan dalam media bisnis meliputi maket pusat pembelanjaan atau prototipe
mobil baru.
Model
fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata.
Contohnya investor pusat pembelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah
perubahaan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan
dengan produk akhir.
Dari
empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para
manajer bisnis. Umumnya seorang manajer tidak perlu melihata sesuatu hal dalam
bentuk tiga dimensi untuk memahaminya dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.
Model
naratif, ada satu
jenis model yang digunakan manajer setiap harinya namun jarang dikenali sebagai
suatu model. Ini adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara
lisan ataupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari
narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehinngga
model naratif merupakan jenis model yang paling porpuler
Model
grafik, jenis
model lain yang terus digunakan adalah model gafik model grafik
menggambarkan entitsnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik
digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan
tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna
untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk
mengkonsumsikan informasi kepada manajer.
Model
matematika
sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (busines modeling)
saat ini tertuju pada model matematika. Semu rumus atau persamaan matematika
adalah yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit dari pada
model yang biasa digunakan untuk menghitung eoq:
EOQ
sama dengan 2PA kwadrat dibagi M
Model
eoq hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model matematika menggunakan
ratusan hingga ribuan persamaan. Contohnya, model perencanaan keuangan yang
dikembangkan oleh sun oil company selama masa awal sistem informasi
manajemennya yang menggunakan kira-kira 2000 persamaan. Model-model besar ini
cenderung tidak praktis dan sukar digunakan. Kecenderungan sekarang mengarah
pada model-model yanglebih kecil, ynag diajukan untuk membantu manajer tertentu
memecahkan masalah-masalah khusus.
Keunggulan
model matematika adalah keteletiannya dalam menjelaskan hubungan antara
berbagai bagian dari suatu objek. Matematika dapat mengenai hubungan-hubungan
yang berdimensi lebih banyak dibanding model grafik yang hanya dua dimensi atau
model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari
kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensionsl model matematika adalah
model yang berharga.
Kegunaan
model
1. Mempermudah pengertian suatu model pasti lebih sederhana
dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan
hubungannya disajikan secara sederhana.
2. Mempermudah komunikasi setelah pemecah masalah (problem
solver) mengerti entitasnya, pengertian itu sering perlu dikomunikasikan
kepada yang lain.
3. Mempermudah masa depan ketelitian
dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat disediakan oleh
jenis model lain.
Model
sistem umum
Sistem
fisik
sistem
fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output.
Sumber daya input yang datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu
transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang
sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka,
yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus
material
material-material input diterima dari pemasok bahann baku dan komponene
rakitan. Material ini disimpan ditempat penyimpanan sampaiu dibutuhkan dalam
proses transformasi. Lalu material tersebut dimasukan dalam aktivitas
manufaktur. Pada akhir proses trransformasi, material yang sekarang
sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada
para pelanggan.
Arus
personil input
personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasaldari masyarakat setempat
dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya
diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang
fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat
dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak. Sebagian pegaewai
bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga
pensiun. Fungsi sumber daya manusia adalah memproses pemberhentiannya, dan
sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan.
Arus
mesin
mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada diperusahaan untuk
jangka waktu yang lama tiga atau sampai dua puluh tahunn atau lebih. Nmun
akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah
dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
Arus
uang uang terutama diperoleh dari para
pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan
yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan,
yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah, yang
menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.
Sistem
konseptual
Sebagian
sistem terbuka dapat mengendalikan opresinya sendiri, sebagian lagi tidak.
Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam
sistem. Lingkaran tersebut, yang dinamai lingkaran umpan balik, menyediakan
satu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian
adalah sejenis alat yang mengunakan sinyal simpan umpan balik untuk
mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan
perbaikan.
Sistem
lingkaran terbuka
suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian disebut
sistem lingkaran terbuka. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis yang
termasuk dalam kelompok lingkaran terbuka. Perusdahaan-perusahaan tersebut
menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanisme pengendaliannya
tidak bekerja semestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak
pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang
dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem
(kebangkrutan).
Sistem
lingkaran tertutup
yaitu suatu sistem yang memliki lingkaran umpan balik dan mekanisme
pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan outputnya dengan membuat
penyusunan-penyusunan pada inputnya.
Pengendalian
manajemen seperti
tampak pada gambar di bawah manajemen menerima informasi yang menggambarkan
output sistem . Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis ini ,
volum produksinya, biaya distribusi, analisis penjualan dfan sebagainya. Karena
tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, ukuran
output merupakan bagian dalam internal dari pengendalian sistem.
Pengolah
informasi perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada
manajer. Sebagai besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini
terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus
memperoleh informasi darii suatu sistem atau perosedur yang menghasilkan
informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini
dinamakna pengolah informasi.
Dimensi-dimensi
nformasi
Relavansi informasi memiliki relavansi jika berkaitan
langsung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang
diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.
Akurasi idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alesan tersebut, manajer
terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang
melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan, dan piutang, menuntut
ketelitian 100%. Beberapa aplikasi lain, seperti ramalan ekonomi jangka panjang
dan laporan statistik, sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung
sedikit kesalahan.
Ketepatan
waktu informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis
menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus memperoleh
informasi yang mengambarkan apa yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang
telah terjadi di masa lampau.
Kelengkapan manajer harus mampu memperoleh informasi yang
menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalhan atau penyelesaian. Namun,
rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan
informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya
bahaya dri informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah
rincian yang diperlukan.
Standar
agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi
tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur. Pertama, harus ada informasi
yang menggambarkan apa yang sedang tercapai di bagian tersebut. Kedua, harus
ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus tercapai bagian tersebut.
Sistem
konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen
yang penting : manajemen, pengolah informasi, dan standar.
Management
by expection adalah
suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlihat dalam aktivitas hanya
jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima.
Management
by expection memberikan tiga keuntungan besar :
· Manager tidak membuang-buang waktu
unutk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
· Karena tidak sedikit kepuasan yang
dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
· Perhatian dipusatkan pada
peuang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
1.
Namun,
terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui : Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah
ditentukan secara komunitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2.
Suatu
sistem informasi yang menantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3.
Perhatian
harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang
tepat.
4.
Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja
lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi
menajadi tidak terkendali.
Faktor
sukses kritis konsep manajer yang sama dengan management yang sama dengan
management by expection disebut faktor sukses kritis (critical succes
factors)-csf. Csf adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat
pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki
beberapa csf : misalnya, pada industri mobil, csf yang telah terindentifikasi
adalah gaya, jaringan dealer yang efesien, dan pengendalian biaya manufaktur
yang ketat. Sistem informasi memungkinkan manajer mengikuti csf dengan
melaporkan informasi trentang csf.
Arus
keputusan modifikasi lain pada model umum diperlukan unutk mencerminkan
bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti
manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik input,
pengolahan dan output. Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi,
dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan
manajer bekerjasamauntuk mengubah data menjadi keputusan.
Penggunaan
model sistem
Arus material yang melalui perusahaan manufaktur dan
pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer, seperti yang digambarkan oleh
model sistem umum, sangatlah jelas. Model tersebut sesungguhnya dapat
diterapkan pada jenis lorganisdasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian
selanjutnya, model ini akan digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi
yang menyediakan jasa.
Pasar
swayalan
Semua sumer daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah
pasar swayalan. Arus utama adalah materail, yaitu bahan makanan dan
barang-barang lain yang dijual. Arus personil tersiri dari manajer toko,
kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lainyang diperkerjakan, untuk suatu
jangka waktu, dan akhirnya berhenti. Sejumlah mesin kecil digunakan di sebuah
pasar swayalan. Alat pembaca barcode dikasir adalah contoh yang paling jelas,
tetapi terdapat juga mesin-mesin dibelakang layar, seperti komputer, kalkulator
dan telepon. Selain itu, sumber daya lain dalam kelompok mesin mencakup lemari
pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menetapkan barang dagangan yang akan
dijual. Arus uang ke pasar swayalan disediakan oleh para pelanggan, dan arus
keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.
Proses
transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak.
Proses tersebut juga mencskup mempersiapkan sayur dan buah segar, memotong
daging, dan mungkin memanggan dan kue. Semua kegiatan yang membuat berbagai
produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai
transformasi.
Elemen
manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten
manajer. Pengolah informasi adalh komputer toko tersebut, yang mengendalikan
alat pembaca bar code dan menyediakan harga harga untuk berbagai barang.
Komputer juga mengrim data ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang
akan dipesan. Menyediakan staaistik penjualan, dan sebagainya. Standar
kinerja pasar swayalan itu diterapkan bersama oleh kntor pusat dan manajermen
toko.
Standar
dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer panduan
mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan
pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan membandinhgkannya dengan
standar. Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukan barang mana yang
laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan ini engan mengambil tindakan
seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral,
serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat
menunjukan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah.
Kantor
Pengacara
Semua sumber daya fisik
mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan arus utama adalah material,
yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri
dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang lain yang dipekerjakan,
untuk suatu jangka waktu, dan akhirnya berhenti sejumlah kecil mesin digunakan
dalam sejumlah pasar swalayan. Alat pembaca code
di kasir adalah contoh paling jelas , tetapi terdapat juga mesin-mesin dibalik
layar, seperti computer, kalkulator dan telpon. Selain itu, sumber daya lain
dalam kelompok mesin mencakup pendingin, kotak peraga dan rak-rak untuk
menempatkan barang dagangan yang akan dijual.
ok
BalasHapus