BAB 7 PENDEKATAN SISTEM

 BAB 7

PENDEKATAN SISTEM  

       Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja. 

A.   Menelaah Pendekatan Sistem           
      Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.

B.   Solusi Dengan Pendekatan Sistem
      Para pembuat komputer, management scientis dan spesialis informasi semua mencari cara untuk menggunakan komputer dalam memecahan masalah yang dihadapi manajer. Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem, yakni serangkaian langkah penyelesaian masalah yang memastikan bahwa maslah tersebut pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah berbasiskan komputer (pendekatan sistem) memiliki tiga tahap utama yakni tahap persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi, . Dengan pendekatan sistem, ia dapat berfungsi sebagai jembatan antara masalah dengan CBIS dan akan memberikan suatu kerangka kerja untuk beragam keputusan.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM.

      Titik awal yang baik adalah usaha persiapan yang harus dilakukan dengan baik oleh manajer sebelum memulai pemecahan masalah. Manajer harus melihat unit organisasinya sebagai sebuah sistem yang berada dalam supersistem lingkungan yang lebih besar dan sebagai sebuah sistem yang terdiri atas banyak subsistem. Manajer dapat menentukan masalah dengan cara memprosesnya dari sistem ke subsistem dan dengan menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu.

     CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem. Ada beberapa usaha yang harus dilakukan untuk pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem, antara lain :

1. USAHA PERSIAPAN

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

1.      Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

Adalah mudah bagi anda untuk melihat AM sebagai sebuah sistem. Pabrik Assembling Houston menjalankan proses transformasi. Bahan mentah input, suku cadang, sub-assembling di pasok oleh ratusan perusahaan. Jaringan dealer AM mendistribusikan output kepada pemerintah, usaha bisnis, dan pembeli perorangan di seluruh dunia. Ratusan manajer pada berbagai tingkatan menjalankan fungsi kontrol, dengan menggunakan informasi dari komputer segala ukuran maupun jenis pemroses lainnya.

2.      Mengenal sistem lingkungan

Dengan pandangan bahwa AM sebagai sebuah sistem, anda dapat melakukan penglihatan terhadap lingkungan. Anda mempelajari pasaran mobil di seluruh dunia, yaitu dengan membaca artikel yang ada dalam publikasi bisnis. Anda mempelajari peraturan pemerintah yang mempengaruhi operasi AM dan mempelajari lebih lanjut kasus yang penting yang pernah melibatkan AM. Anda menghubungi teman anda yang ahli dalam bidang hukum perburuhan dan memintanya untuk memberi informasi mengenai hubungan AM dengan Serikat Pekerja.

Anda juga mendapatkan statistik dari pemerintah federal mengenai masalah ekspor impor, dan mengadakan tinjauan kembali terhadap laporan thunan AM yang paling baru untuk mengetahui kondisi keuangannya. Sebagai langkah akhir, anda mengunjungi beberapa showroom mobil di wilayah Houston yang tidak hanya menjual produk mobil dari AM tapi juga dari perusahaan lain. Anda merasa telah mempunyai pengamatan yang cukup terhadap lingkungan tempat AM beroperasi.

3.      Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

Sebagai langkah akhir sebelum mencari penyebab turunnya bagian pasar, anda meminta direktur untuk menyediakan kopi diagram organisasi dan manual kebijaksanaan di perusahaan tersebut. Dari informasi ini, anda dapat mengidentifikasi subsistem yang ada dalam AM dan memahami hubungannya.

 2. USAHA DEFINISI

Upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

Upaya definisi mencakup dua langkah:

i.            Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.

ii.            Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.Sewaktu anda melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem, anda akan menganalisis bagian sistem pada tiap tingkat dalam urutan tertentu. Anda telah siap untuk menentukan masalah. Anda awali dengan menginterview manajer tingkat puncak dengan pertanyaan mengenai tujuan perusahaan dan standart penampilan. Selanjutnya anda mendapatkan catatan dari menggunakan teknik leading edge. Namun demikian, manajer tidak menerima semua informasi yang dibutuhkannya. Khususnya, tidak terdapat informasi yang cukup mengenai pemerintah dan organisasi bisnis yang membeli mobil dan mempunyai persaingan tajam tersebut

. Tanpa informasi ini, AM tak dapat masuk ke segmen pasar khusus tersebut. Anda telah mengidentifikasi masalah, yaitu tidak memadainya atau tidak cukupnya pemroses informasi dalam subsistem, ada kebutuhan informasi manajemen yang tak dapat diCapai.

komputer yang menunjukkan sejauh mana standart yang dicapai. Anda menginterview beberapa manajer puncak dan memperoleh informasi mengenai tim manajemen mereka. Anda diijinkan untuk memeriksa catatan personel yang menyebutkan background pendidikan, keterampilan dan sebagainya. Kemudian dapat disimpulkan bahwa sumber manajemen ada, yaitu disitu didapat sumber yang memiliki pengetahuan teknis dan keterampilan manajerial yang dibutuhkan.

Anda sekarang beralih ke pemroses informasi, Sumber hardware dan softwarenya bagus, dan spesialis informasinya.

 Bukan hanya itu saja ada pun contoh elemen-elemennya yaitu sebagai berikut :

Elemen satu = mengevaluasi standar.

1)   Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.

2)   Standar harus sah

3)   Standar harus realistis

4)   Standar harus dimengerti

5)   Standar harus terukur

Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar

Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output Sistem dengan membandingkannya dengan standar.

Elemen tiga = mengevaluasi manajemen

Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.

Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi

Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.

Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input

Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi

Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.

Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output

Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.

A.TAHAP PEMECAHAN MASALAH

      Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

  B.PEMECAHAN MASALAH

      Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.

      Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1.      Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

       Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

C. USAHA PEMECAHAN

·         Menemukan pemecahan pengganti

Tugas pada tahap inti ini adalah untuk menciptakan sistem yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan manajemen dan menjaganya tetap beredar. Dua pilihan atau pengganti yang pokok ditentukan. Bagian riset marketing dapat mengumpulkan informasi dan memasukkannya ke dalam komputer, atau kita dapat juga menyewa perusahaan riset marketing untuk menjalankan tugas ini.

·         Mengevaluasi pemecahan pengganti

Keuntungan dan kerugian dari dua pengganti tersebut harus juga dipertimbangkan.

·         Menentukan pemecahan yang terbaik

Diputuskan untuk melakukan pekerjaan rumah. Faktor utama yang menentukan adalah kontrol yang lebih ketat yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa informasi tetap terjaga peredarannya.

·         Menerapkan pemecahan

Sistem diterapkan agar ia secara otomatis memberitahu riset marketing kapan untuk mengumpulkan data dan kapan untuk memberikan output kepada system dalam bentuk laporan berkala, selanjutnya manajemen dapat memperoleh laporan khusus dari database bila diminta.

·         Melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa pemecahan tersebut efektif

Sebagai kontrol untuk memastikan bahwa sistem menjalankan fungsinya, maka komite eksekutif harus menetapkan jadwal tinjauan per-kuartal yang juga memasukkan saran dari pemakai.

D.STRUKTUR MASALAH

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

 Sering kita menjumpai gambaran seorang manajer yang secara agresif menemukan masalah untuk dipecahkan. Hal ini nampaknya merupakan cara bagi segala sesuatu harus bekerja. Namun demikian, dalam praktek yang sebenarnya, semua manajer tidak terlalu agresif. Hal ini mungkin disebabkan karena tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik, atau para manajer tersebut mungkin tidak punya banyak waktu. Tiap manajer mempunyai cara pemecahan masalah yang berbeda. Tiga dimensi dari cara (style) itu dapat untuk mengklasifikasikan manajer menurut perbedaan perorangannya. Dimensi ini mempunyai kaitan dengan penangkapan masalah, pengumpulan informasi, dan penggunaan informasi.

 Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar dalam hal cara merasakan masalah  mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Mengumpulkan informasi

Ada perbedaan dalam cara para Manajer mengembangkan dan mengevaluasi pemecahan masalah bila masalah tersebut telah tertangkap (dirasakan). Manajer dapat melakukan satu dari dua cara pengumpulan informasi, yaitu mengenai sikapnya terhadap volume keseluruhan informasi yang tersedia :

• Cara Memerintah, manajer jenis ini melakukan manajemen dengan pengecualian dan menampilkan segala sesuatu yang tidak sesuai dengan kriteria tertentu, seperti relevansi dengan wilayah tanggung jawabnya.
• Cara menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya dan kemudian menentukan apakah ia akan berguna bagi dirinya sendiri, atau berguna bagi orang lain dalam  organisasi

Selain itu Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

• Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

• Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

• Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

• Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi