BAB 7 PENDEKATAN SISTEM

 BAB 7

PENDEKATAN SISTEM  

       Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja. 

A.   Menelaah Pendekatan Sistem           
      Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.

B.   Solusi Dengan Pendekatan Sistem
      Para pembuat komputer, management scientis dan spesialis informasi semua mencari cara untuk menggunakan komputer dalam memecahan masalah yang dihadapi manajer. Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem, yakni serangkaian langkah penyelesaian masalah yang memastikan bahwa maslah tersebut pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah berbasiskan komputer (pendekatan sistem) memiliki tiga tahap utama yakni tahap persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi, . Dengan pendekatan sistem, ia dapat berfungsi sebagai jembatan antara masalah dengan CBIS dan akan memberikan suatu kerangka kerja untuk beragam keputusan.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM.

      Titik awal yang baik adalah usaha persiapan yang harus dilakukan dengan baik oleh manajer sebelum memulai pemecahan masalah. Manajer harus melihat unit organisasinya sebagai sebuah sistem yang berada dalam supersistem lingkungan yang lebih besar dan sebagai sebuah sistem yang terdiri atas banyak subsistem. Manajer dapat menentukan masalah dengan cara memprosesnya dari sistem ke subsistem dan dengan menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu.

     CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem. Ada beberapa usaha yang harus dilakukan untuk pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem, antara lain :

1. USAHA PERSIAPAN

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

1.      Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

Adalah mudah bagi anda untuk melihat AM sebagai sebuah sistem. Pabrik Assembling Houston menjalankan proses transformasi. Bahan mentah input, suku cadang, sub-assembling di pasok oleh ratusan perusahaan. Jaringan dealer AM mendistribusikan output kepada pemerintah, usaha bisnis, dan pembeli perorangan di seluruh dunia. Ratusan manajer pada berbagai tingkatan menjalankan fungsi kontrol, dengan menggunakan informasi dari komputer segala ukuran maupun jenis pemroses lainnya.

2.      Mengenal sistem lingkungan

Dengan pandangan bahwa AM sebagai sebuah sistem, anda dapat melakukan penglihatan terhadap lingkungan. Anda mempelajari pasaran mobil di seluruh dunia, yaitu dengan membaca artikel yang ada dalam publikasi bisnis. Anda mempelajari peraturan pemerintah yang mempengaruhi operasi AM dan mempelajari lebih lanjut kasus yang penting yang pernah melibatkan AM. Anda menghubungi teman anda yang ahli dalam bidang hukum perburuhan dan memintanya untuk memberi informasi mengenai hubungan AM dengan Serikat Pekerja.

Anda juga mendapatkan statistik dari pemerintah federal mengenai masalah ekspor impor, dan mengadakan tinjauan kembali terhadap laporan thunan AM yang paling baru untuk mengetahui kondisi keuangannya. Sebagai langkah akhir, anda mengunjungi beberapa showroom mobil di wilayah Houston yang tidak hanya menjual produk mobil dari AM tapi juga dari perusahaan lain. Anda merasa telah mempunyai pengamatan yang cukup terhadap lingkungan tempat AM beroperasi.

3.      Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

Sebagai langkah akhir sebelum mencari penyebab turunnya bagian pasar, anda meminta direktur untuk menyediakan kopi diagram organisasi dan manual kebijaksanaan di perusahaan tersebut. Dari informasi ini, anda dapat mengidentifikasi subsistem yang ada dalam AM dan memahami hubungannya.

 2. USAHA DEFINISI

Upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

Upaya definisi mencakup dua langkah:

i.            Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.

ii.            Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.Sewaktu anda melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem, anda akan menganalisis bagian sistem pada tiap tingkat dalam urutan tertentu. Anda telah siap untuk menentukan masalah. Anda awali dengan menginterview manajer tingkat puncak dengan pertanyaan mengenai tujuan perusahaan dan standart penampilan. Selanjutnya anda mendapatkan catatan dari menggunakan teknik leading edge. Namun demikian, manajer tidak menerima semua informasi yang dibutuhkannya. Khususnya, tidak terdapat informasi yang cukup mengenai pemerintah dan organisasi bisnis yang membeli mobil dan mempunyai persaingan tajam tersebut

. Tanpa informasi ini, AM tak dapat masuk ke segmen pasar khusus tersebut. Anda telah mengidentifikasi masalah, yaitu tidak memadainya atau tidak cukupnya pemroses informasi dalam subsistem, ada kebutuhan informasi manajemen yang tak dapat diCapai.

komputer yang menunjukkan sejauh mana standart yang dicapai. Anda menginterview beberapa manajer puncak dan memperoleh informasi mengenai tim manajemen mereka. Anda diijinkan untuk memeriksa catatan personel yang menyebutkan background pendidikan, keterampilan dan sebagainya. Kemudian dapat disimpulkan bahwa sumber manajemen ada, yaitu disitu didapat sumber yang memiliki pengetahuan teknis dan keterampilan manajerial yang dibutuhkan.

Anda sekarang beralih ke pemroses informasi, Sumber hardware dan softwarenya bagus, dan spesialis informasinya.

 Bukan hanya itu saja ada pun contoh elemen-elemennya yaitu sebagai berikut :

Elemen satu = mengevaluasi standar.

1)   Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.

2)   Standar harus sah

3)   Standar harus realistis

4)   Standar harus dimengerti

5)   Standar harus terukur

Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar

Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output Sistem dengan membandingkannya dengan standar.

Elemen tiga = mengevaluasi manajemen

Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.

Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi

Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.

Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input

Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi

Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.

Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output

Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.

A.TAHAP PEMECAHAN MASALAH

      Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

  B.PEMECAHAN MASALAH

      Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.

      Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1.      Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

       Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

C. USAHA PEMECAHAN

·         Menemukan pemecahan pengganti

Tugas pada tahap inti ini adalah untuk menciptakan sistem yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan manajemen dan menjaganya tetap beredar. Dua pilihan atau pengganti yang pokok ditentukan. Bagian riset marketing dapat mengumpulkan informasi dan memasukkannya ke dalam komputer, atau kita dapat juga menyewa perusahaan riset marketing untuk menjalankan tugas ini.

·         Mengevaluasi pemecahan pengganti

Keuntungan dan kerugian dari dua pengganti tersebut harus juga dipertimbangkan.

·         Menentukan pemecahan yang terbaik

Diputuskan untuk melakukan pekerjaan rumah. Faktor utama yang menentukan adalah kontrol yang lebih ketat yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa informasi tetap terjaga peredarannya.

·         Menerapkan pemecahan

Sistem diterapkan agar ia secara otomatis memberitahu riset marketing kapan untuk mengumpulkan data dan kapan untuk memberikan output kepada system dalam bentuk laporan berkala, selanjutnya manajemen dapat memperoleh laporan khusus dari database bila diminta.

·         Melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa pemecahan tersebut efektif

Sebagai kontrol untuk memastikan bahwa sistem menjalankan fungsinya, maka komite eksekutif harus menetapkan jadwal tinjauan per-kuartal yang juga memasukkan saran dari pemakai.

D.STRUKTUR MASALAH

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

 Sering kita menjumpai gambaran seorang manajer yang secara agresif menemukan masalah untuk dipecahkan. Hal ini nampaknya merupakan cara bagi segala sesuatu harus bekerja. Namun demikian, dalam praktek yang sebenarnya, semua manajer tidak terlalu agresif. Hal ini mungkin disebabkan karena tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik, atau para manajer tersebut mungkin tidak punya banyak waktu. Tiap manajer mempunyai cara pemecahan masalah yang berbeda. Tiga dimensi dari cara (style) itu dapat untuk mengklasifikasikan manajer menurut perbedaan perorangannya. Dimensi ini mempunyai kaitan dengan penangkapan masalah, pengumpulan informasi, dan penggunaan informasi.

 Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar dalam hal cara merasakan masalah  mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Mengumpulkan informasi

Ada perbedaan dalam cara para Manajer mengembangkan dan mengevaluasi pemecahan masalah bila masalah tersebut telah tertangkap (dirasakan). Manajer dapat melakukan satu dari dua cara pengumpulan informasi, yaitu mengenai sikapnya terhadap volume keseluruhan informasi yang tersedia :

• Cara Memerintah, manajer jenis ini melakukan manajemen dengan pengecualian dan menampilkan segala sesuatu yang tidak sesuai dengan kriteria tertentu, seperti relevansi dengan wilayah tanggung jawabnya.
• Cara menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya dan kemudian menentukan apakah ia akan berguna bagi dirinya sendiri, atau berguna bagi orang lain dalam  organisasi

Selain itu Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

• Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

• Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

• Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

• Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi

BAB 6 SISTEM UMUM PERUSAHAAN

BAB 6 
Model Sistem Umum Perusahaan

Pendahuluan

Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar fisik, naratif, grafik dan matematika. Semuanya membantu pemahaman maupun komunikasi, dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa depan.

Pengertian model

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili dari sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk mewakili perusahaan yang akan dipecahkan. Objek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.

Jenis-jenis model

Ada empat jenis model dasar:

1.      Model fisik

2.        Model naratif

3.        Moderl grafik

4.       Model matematika

Model fisik, model fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam media bisnis meliputi maket pusat pembelanjaan atau prototipe mobil baru.

Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat pembelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahaan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

Dari empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para manajer bisnis. Umumnya seorang manajer tidak perlu melihata sesuatu hal dalam bentuk tiga dimensi untuk memahaminya dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.

Model naratif, ada satu jenis model yang digunakan manajer setiap harinya namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara lisan ataupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehinngga model naratif merupakan jenis model yang paling porpuler

Model grafik, jenis model lain yang terus digunakan adalah model gafik  model grafik menggambarkan entitsnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkonsumsikan informasi kepada manajer.

Model matematika  sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (busines modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semu rumus atau persamaan matematika adalah yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang biasa digunakan untuk menghitung eoq:

EOQ sama dengan 2PA kwadrat dibagi M

Dimana  p adalah biaya pembeliaan pe runit (dalam rupiah). S adalah penjualan tahunan (dalam unit). Dan m adalah biaya penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya penyimpanan mencakup semua biaya yang berkaitan dengan penyimpanan barang, seperti ansuransi, kerusakan dan kecurian.

Model eoq hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan. Contohnya, model perencanaan keuangan yang dikembangkan oleh sun oil company selama masa awal sistem informasi manajemennya yang menggunakan kira-kira 2000 persamaan. Model-model besar ini cenderung tidak praktis dan sukar digunakan. Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yanglebih kecil, ynag diajukan untuk membantu manajer tertentu memecahkan masalah-masalah khusus.

Keunggulan model matematika adalah keteletiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek. Matematika dapat mengenai hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak dibanding model grafik yang hanya dua dimensi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensionsl model matematika adalah model yang berharga.

Kegunaan model

1.        Mempermudah pengertian suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.

2.        Mempermudah komunikasi setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian itu sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain.

3.       Mempermudah masa depan ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat disediakan oleh jenis model lain.

Model  sistem umum

Sistem fisik

sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input yang datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.  Karena  itu sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus material material-material input diterima dari pemasok bahann baku dan komponene rakitan. Material ini disimpan ditempat penyimpanan sampaiu dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material tersebut dimasukan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses  trransformasi, material yang sekarang  sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada para pelanggan.

Arus personil input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasaldari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak. Sebagian pegaewai bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi sumber daya manusia adalah memproses pemberhentiannya, dan sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan.

Arus mesin mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada diperusahaan untuk jangka waktu yang lama tiga atau sampai dua puluh tahunn atau lebih. Nmun akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.

Arus uang uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.

Sistem konseptual

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan opresinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut, yang dinamai lingkaran umpan balik, menyediakan satu  jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang mengunakan sinyal simpan umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

Sistem lingkaran terbuka suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis yang termasuk dalam kelompok lingkaran terbuka. Perusdahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanisme pengendaliannya tidak bekerja semestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).

Sistem lingkaran tertutup yaitu suatu sistem yang memliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan outputnya dengan membuat penyusunan-penyusunan pada inputnya.

Pengendalian manajemen seperti tampak pada gambar di bawah manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem .  Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis ini , volum produksinya, biaya distribusi, analisis penjualan dfan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, ukuran output merupakan bagian dalam internal dari pengendalian sistem.

Pengolah informasi perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagai besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi darii suatu sistem atau perosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini dinamakna pengolah informasi.

Dimensi-dimensi nformasi

Relavansi  informasi memiliki relavansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.

Akurasi idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alesan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan, dan piutang, menuntut ketelitian 100%. Beberapa aplikasi lain, seperti ramalan ekonomi jangka panjang dan laporan statistik, sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung sedikit kesalahan.

Ketepatan waktu informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus memperoleh informasi yang mengambarkan apa yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.

Kelengkapan manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalhan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya bahaya dri informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.

Standar agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung  jawabnya, harus terdapat dua unsur. Pertama, harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang tercapai di bagian tersebut. Kedua, harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus tercapai bagian tersebut.

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen yang   penting : manajemen, pengolah informasi, dan standar.

Management by expection adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlihat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima.

Management by expection memberikan tiga keuntungan besar :

·         Manager tidak membuang-buang waktu unutk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

·         Karena tidak sedikit kepuasan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

·         Perhatian dipusatkan pada peuang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

1.      Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui : Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara komunitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.

2.      Suatu sistem informasi yang menantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

4.       Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menajadi tidak terkendali.

Faktor sukses kritis konsep manajer yang sama dengan management yang sama dengan management by expection disebut faktor sukses kritis (critical succes factors)-csf. Csf adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa csf : misalnya, pada industri mobil, csf yang telah terindentifikasi adalah gaya, jaringan dealer yang efesien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. Sistem informasi memungkinkan manajer mengikuti csf dengan melaporkan informasi trentang csf.

Arus keputusan modifikasi lain pada model umum diperlukan unutk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem  fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik input, pengolahan dan output. Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerjasamauntuk mengubah data menjadi keputusan.

Penggunaan model sistem

Arus material yang melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, sangatlah jelas. Model tersebut sesungguhnya dapat diterapkan pada jenis lorganisdasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian selanjutnya, model ini akan digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang menyediakan jasa.

Pasar swayalan

Semua sumer daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swayalan. Arus utama adalah materail, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil tersiri dari  manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lainyang diperkerjakan, untuk suatu jangka waktu, dan akhirnya berhenti. Sejumlah mesin kecil digunakan di sebuah pasar swayalan. Alat pembaca barcode dikasir adalah contoh yang paling jelas, tetapi terdapat juga mesin-mesin dibelakang layar, seperti komputer, kalkulator dan telepon. Selain itu, sumber daya lain dalam kelompok mesin mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menetapkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swayalan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.

Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Proses tersebut juga mencskup mempersiapkan sayur dan buah segar, memotong daging, dan mungkin memanggan dan kue. Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai transformasi.

Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi adalh komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar code dan menyediakan harga harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengrim data ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan. Menyediakan staaistik  penjualan, dan sebagainya. Standar kinerja pasar swayalan itu diterapkan bersama oleh kntor pusat dan manajermen toko.

Standar dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer panduan mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan membandinhgkannya dengan standar. Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukan barang mana yang laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan ini engan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah.

Kantor Pengacara

Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang lain yang dipekerjakan, untuk suatu jangka waktu, dan akhirnya berhenti sejumlah kecil mesin digunakan dalam sejumlah pasar swalayan. Alat pembaca code di kasir adalah contoh paling jelas , tetapi terdapat juga mesin-mesin dibalik layar, seperti computer, kalkulator dan telpon. Selain itu, sumber daya lain dalam kelompok mesin mencakup pendingin, kotak peraga dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual.